Organizzazione Eventi
Un solo evento, molti professionisti: cosa cambia quando il coordinamento è centralizzato
· di BME Group
Durante un evento possono lavorare nello stesso momento persone che fanno mestieri completamente diversi.
Bartender, DJ, hostess, tecnici, camerieri, performer, fotografi e allestitori hanno competenze specifiche. Ognuno conosce bene la propria parte.
Ma l’evento è uno solo.
Ed è proprio qui che nasce il bisogno di coordinamento.
Il problema non è trovare professionisti bravi
Milano offre un mercato molto ampio di fornitori per eventi.
La difficoltà vera arriva dopo: farli lavorare all’interno dello stesso programma, negli stessi spazi e negli stessi tempi.
Un bartender può avere bisogno di entrare mentre un allestimento è ancora in corso.
Un tecnico audio deve sapere dove sarà posizionato il DJ.
Le hostess devono conoscere l’orario effettivo di apertura degli ingressi.
Sono piccoli collegamenti che diventano importanti quando l’evento prende forma.
Molti interlocutori significano molte informazioni da gestire
Quando un’azienda o un privato coordina direttamente diversi professionisti, finisce inevitabilmente per diventare il punto centrale di ogni comunicazione.
Cambiamenti di orario, accessi, contatti della location, necessità tecniche e modifiche del programma passano continuamente dalla stessa persona.
Finché il progetto è semplice può funzionare.
Quando i servizi aumentano, aumenta anche la complessità.
Un referente unico non elimina le specializzazioni
Centralizzare non significa chiedere a una persona di fare tutto.
Significa mantenere professionisti specializzati ma farli lavorare sotto una regia comune.
Il bartender continua a occuparsi del bar.
Il tecnico continua a occuparsi del service.
Il DJ continua a gestire la parte musicale.
La differenza è che qualcuno controlla come queste attività si incastrano.
Il vantaggio si vede soprattutto durante i cambiamenti
Quasi nessun evento segue al minuto il programma scritto settimane prima.
Può cambiare un orario, aumentare il numero degli ospiti, spostarsi una parte dell’allestimento o modificarsi la scaletta della serata.
Quando esiste un coordinamento centrale, la modifica può essere comunicata rapidamente a tutti i servizi coinvolti.
Senza coordinamento, ogni cambiamento deve essere ricostruito pezzo per pezzo.
Meno energia spesa dal cliente
C’è anche una conseguenza molto pratica.
Chi organizza l’evento dovrebbe poter dedicare il proprio tempo alle decisioni importanti, non a ricordare a cinque fornitori diversi l’orario di accesso alla location.
Nel caso di un’azienda, questo permette al responsabile interno di concentrarsi su ospiti, contenuti e obiettivi.
Nel caso di un evento privato, consente semplicemente di vivere maggiormente la giornata.
Il modello multiservizio
BME Group nasce con un’impostazione che permette di integrare organizzazione, Bar Catering, intrattenimento, staff, allestimenti e servizi tecnici.
Non significa che ogni evento debba utilizzare tutto.
A volte serve solamente un bartender.
In altri casi occorre uno staff più ampio.
Quando invece vengono coinvolte più aree, poterle coordinare attraverso un unico referente diventa parte del servizio stesso.