Organizzazione Eventi
Dietro le quinte di un evento: tutto quello che succede prima che arrivino gli ospiti
· di BME Group
Quando un evento funziona bene, molte delle cose più importanti passano inosservate.
Gli invitati entrano, trovano gli spazi pronti, il bar operativo, la musica al momento giusto e lo staff nelle proprie postazioni. Da fuori può sembrare tutto molto semplice.
In realtà, gran parte dell’evento è già successa prima dell’arrivo del primo ospite.
L’evento comincia molto prima della data sul calendario
Una delle prime cose da definire è ciò che l’evento deve realmente ottenere.
Una festa privata, una convention, un’inaugurazione e un matrimonio possono avere lo stesso numero di partecipanti ma richiedere organizzazioni completamente diverse.
Da qui si parte per costruire il resto: spazi, tempi, servizi, fornitori e personale.
Saltare questa fase significa spesso prendere decisioni singolarmente e cercare di farle convivere soltanto alla fine.
È molto più efficace fare il contrario.
Il sopralluogo evita sorprese
Una location può sembrare perfetta in fotografia e creare difficoltà molto pratiche quando bisogna lavorarci.
Dove entrano i fornitori?
Come si scaricano materiali e attrezzature?
Dove può essere installato il bar?
Esiste spazio sufficiente per staff, DJ, eventuali tecnici e ospiti senza creare interferenze?
Ci sono vincoli di orario?
Sono domande poco affascinanti, ma spesso decidono se il lavoro sul posto sarà semplice oppure complicato.
Per questo, quando possibile, un sopralluogo vale più di una lunga sequenza di messaggi.
Il programma non riguarda soltanto gli ospiti
La timeline dell’evento serve anche a chi lavora dietro le quinte.
Se alle 19:00 iniziano gli accrediti, lo staff non arriva alle 18:55.
Se il cocktail bar deve essere operativo dopo una determinata fase della serata, attrezzature e forniture devono essere pronte prima.
Se DJ, intrattenimento e servizio bar condividono lo stesso spazio, ognuno deve sapere quando può entrare, montare e iniziare.
Un programma efficace considera quindi due eventi contemporaneamente: quello vissuto dagli ospiti e quello operativo.
I fornitori devono parlarsi
È uno degli aspetti che più facilmente viene sottovalutato.
Il catering può avere bisogno di uno spazio che era stato immaginato per il DJ.
Il service audio può dover passare dei cavi esattamente dove è previsto il banco bar.
L’arrivo degli artisti può coincidere con quello degli ospiti.
Presi singolarmente, tutti i servizi possono essere perfettamente organizzati. Il problema nasce quando vengono messi insieme.
Il coordinamento serve proprio a evitare che ogni fornitore lavori come se fosse l’unico presente.
Lo staff deve sapere cosa fare prima di iniziare
Non basta avere persone disponibili.
Serve sapere chi accoglie gli ospiti, chi controlla gli ingressi, chi presidia determinate aree, chi gestisce il bar e chi rappresenta il riferimento operativo nel caso qualcosa cambi durante l’evento.
Quando i ruoli non sono chiari, le domande finiscono tutte sulla stessa persona, spesso proprio mentre dovrebbe occuparsi di altro.
Un briefing breve ma fatto bene può evitare molta confusione.
Gli imprevisti fanno parte del lavoro
Un ospite arriva prima.
Una consegna tarda.
Il programma slitta.
Una zona della location non può essere utilizzata come previsto.
Non tutto può essere anticipato, ma un evento ben organizzato permette di reagire senza trasferire il problema agli invitati.
È probabilmente questa la differenza più evidente tra improvvisare e gestire professionalmente un evento.
Quando arrivano gli ospiti
A quel punto il lavoro cambia.
Non si sta più preparando qualcosa: lo si sta facendo funzionare.
Ed è proprio lì che una buona organizzazione dovrebbe diventare quasi invisibile.
BME Group può intervenire sulla gestione complessiva dell’evento oppure su singoli servizi, coordinando quando necessario Bar Catering, intrattenimento, staff, allestimenti e servizi tecnici.