Evento aziendale a Milano: dalla riunione alla vera esperienza per gli ospiti

Una sala, alcune sedie, un palco e un coffee break possono essere sufficienti per organizzare una riunione.

Un evento aziendale, però, può fare molto di più.

Può diventare un momento in cui clienti, dipendenti e partner entrano realmente in contatto con l’azienda e tra loro.

La differenza non dipende necessariamente da un budget enorme. Dipende soprattutto da come viene costruita la giornata.

Partire dal motivo per cui le persone sono lì

Una convention interna non ha lo stesso obiettivo di un lancio prodotto.

Un meeting commerciale non funziona come una festa aziendale.

Un evento dedicato ai clienti richiede attenzioni diverse rispetto a una giornata di team building.

Prima di scegliere intrattenimento e allestimenti conviene quindi definire che cosa dovrebbe rimanere agli ospiti alla fine dell’evento.

Da qui si costruisce tutto il resto.

Il programma deve avere un ritmo

Una delle difficoltà degli eventi aziendali è mantenere l’attenzione.

Se ogni momento ha la stessa intensità, la giornata può diventare pesante.

Alternare contenuti, pause, networking e momenti più leggeri rende invece l’esperienza più naturale.

Persino il coffee break può avere una funzione strategica: permette alle persone di parlare, commentare ciò che hanno appena ascoltato e creare nuove connessioni.

Il Food & Beverage può aiutare il networking

Welcome drink, aperitivo e cocktail bar non sono soltanto servizi accessori.

Creano momenti in cui le persone si muovono e interagiscono in maniera meno formale.

Negli eventi in cui il networking è importante, la disposizione del bar e delle aree dedicate può influire molto sul comportamento degli ospiti.

Intrattenere senza perdere il tono dell’evento

Non qualsiasi intrattenimento è adatto a qualsiasi azienda.

Quiz, musica, performance e attività collaborative devono essere scelti in base al pubblico e al momento.

L’obiettivo non è riempire il programma.

È creare un passaggio naturale tra una fase e l’altra.

Tecnologia e servizi tecnici

Audio e luci sono spesso percepiti soltanto quando qualcosa non funziona.

Una presentazione difficile da ascoltare o un microfono problematico può compromettere l’esperienza molto più di un allestimento meno spettacolare.

Per questo la parte tecnica va trattata come infrastruttura dell’evento.

Quando termina la parte formale

In molti eventi aziendali il momento più utile arriva quando il programma ufficiale termina.

Le persone iniziano a parlare liberamente, si fermano per un drink o partecipano a un’attività.

È lì che un evento può smettere di essere soltanto una sequenza di interventi e diventare un’esperienza condivisa.

BME Group può coordinare singoli servizi oppure costruire più aree dello stesso evento.